Tarjouspyynnön lähettäminen

Pyytäessäsi tarjousta käännöstyöstä on hyvä liittää käännettävä teksti jo itse tarjouspyyntöön, mikä helpottaa tarkemman hinta-arvion antamista. Ennen tarjouksen pyytämistä on hyvä miettiä seuraavia seikkoja:

- Minkä verran käännettävää tekstiä on (merkkimäärä tai sivumäärä)? Käännetäänkö teksti kokonaisuudessaan vai halutaanko toimeksiantoon sisällyttää tekstin tiivistämistä lyhyempään muotoon?

- Minkälainen aikataulu käännöstyöllä on? Milloin käännöksen pitää olla valmiina, jotta sen ehtii vielä erikseen taittamaan ja/tai painattamaan ennen julkaisua? Onko aikataulu realistinen?

Käännöstyön vaatimaan aikaan vaikuttavat samanlaiset seikat kuin hinnoitteluun. Kiireelliset työt vaativat kääntäjältäkin monesti ylitöiden tekemistä, mikä heijastuu hinnoitteluun. Käännöksien teettäminen kannattaa siis suunnitella hyvissä ajoin – näin varmistetaan käännösten laatu ja säästetään kustannuksissa.

- Mikä on tekstin ja käännöksen kohderyhmä? Onko käännettävä materiaali organisaation sisäinen, vaiko olemassa oleville, potentiaalisille asiakkaille tai yhteistyökumppaneille suunnattu? Minkälainen tausta lukijoilla on ja missä he ovat?

Onko ruotsinnos suunnattu ruotsinkielisille suomalaisille vai ruotsalaisille? Onko englanninkielisellä materiaalilla enemmän britti- vai amerikanenglantiin tottuneita lukijoita? Ovatko suomalainen yhteiskunta ja Suomi-spesifiset termit tuttuja lukijalle vai täytyykö niitä selittää erikseen?

- Kuka voi toimia yhteyshenkilönä kääntäjälle? Tämä on henkilö, jolta kääntäjä voi kysyä lisätietoja esimerkiksi lähdetekstin tarkoituksesta tai terminologiasta. Kannattaa myös eritellä kuka on vastuussa aikataulun sopimisesta ja mikä on laskutusosoite.

- Onko olemassa aikaisempaa materiaalia joka voi edesauttaa kääntäjän työtä (organisaation sisäiset materiaalit, aiemmat käännökset aiheeseen liittyen jne.)?

- Minkälainen budjetti käännöstyöhön on varattu? Tuleeko lopputuotteen kokonaiskustannuksissa huomioida myös taitto- tai tekijänoikeuskustannuksia? Onko varattu budjetti riittävä?

- Missä muodossa materiaali toimitetaan (MS Word/OpenOffice/muu tiedostomuoto)? Sisältyykö siihen esimerkiksi graafisia elementtejä, joiden käsittelyyn tarvitaan erikoisohjelmia (kuvat, taulukot, esitykset, kaaviot, ym.)?